Case study portfolio

System napraw elektroniki samochodowej Ecu Doctor

Rozbudowany system PHP i MySQL do obsługi napraw elektroniki samochodowej: admin, pracownik, naprawy, reklamacje, historia zmian pól, magazyn części do napraw, SMS API i logistyka.

Ecu Doctor to dedykowany system przygotowany dla serwisu zajmującego się naprawą elektroniki samochodowej. Projekt obejmował nie tylko rejestrację zleceń, ale też obsługę różnych typów napraw, podział ról, moduły pracownika, kontrolę historii zmian, magazyn części wykorzystywanych w naprawach oraz komunikację z klientem przez SMS.

To jeden z bardziej rozbudowanych projektów w portfolio, ponieważ łączy funkcje CRM, systemu serwisowego, ewidencji napraw, reklamacji, magazynu części i automatyzacji komunikacji. Pod wieloma względami jest to wcześniejszy kierunek podobny do idei WarsztatXXL, ale dopasowany do specjalistycznego serwisu elektroniki samochodowej.

Zapytaj o podobny system\n System dla serwisu Wróć do portfolio

Zakres systemu

Co obejmował projekt?

naprawy elektroniki samochodowej i typy części
role administratora oraz pracownika
historia zmiany pól wykonywana przez pracowników
moduł napraw i reklamacji
magazyn części do napraw
powiadomienia SMS przez zewnętrzne API
logistyka wysyłek i dokumenty gwarancyjne

System napraw elektroniki samochodowej Ecu Doctor

Cel projektu

System miał uporządkować pełny proces naprawy

Serwis elektroniki samochodowej potrzebuje więcej niż prostej listy klientów. Każda naprawa ma własny typ części, objawy, dane techniczne, koszt, etap obsługi, historię działań, możliwą reklamację, potrzebne części magazynowe i komunikację z klientem.

Celem było przygotowanie systemu, który pomaga prowadzić zlecenie od przyjęcia części, przez diagnozę i naprawę, aż po rozliczenie, wysyłkę, gwarancję i ewentualną reklamację.

jedno miejsce na dane klienta i naprawy
czytelny status zlecenia dla pracowników
kontrola zmian wprowadzanych w systemie
magazyn części powiązany z naprawami
automatyzacja komunikacji SMS z klientem

Role w systemie

Podział na administratora i pracownika

W systemie serwisowym ważne jest rozdzielenie uprawnień. Administrator powinien mieć kontrolę nad konfiguracją, finansami, ustawieniami i pełnym podglądem danych, a pracownik powinien widzieć i edytować te elementy, które są potrzebne przy obsłudze napraw.

Admin

Panel administratora

Administrator mógł zarządzać całością systemu, konfiguracją, dostępami, danymi, cenami, procesami i kontrolą pracy wykonywanej w systemie.

Pracownik

Panel pracownika

Pracownik mógł obsługiwać przypisane działania, uzupełniać dane naprawy, zmieniać statusy i pracować na zleceniu zgodnie z przydzielonym zakresem.

Kontrola

Historia zmian pól

System zapisywał zmiany wprowadzane przez pracowników, co pozwalało sprawdzić, kto i kiedy zmienił konkretne dane w zleceniu, reklamacji, magazynie lub module naprawy.

Najważniejsza funkcja

Historia zmiany każdego pola przez pracownika

W serwisie naprawczym drobna zmiana danych może mieć znaczenie: status, koszt, opis usterki, etap naprawy, informacja o części, pobranie elementu z magazynu, decyzja reklamacyjna albo dane do wysyłki. Dlatego system został przygotowany tak, aby zmiany pól były zapisywane i możliwe do prześledzenia.

informacja, który pracownik zmienił dane
czas wykonania zmiany
kontrola zmian w naprawie i reklamacji
podgląd zmian dotyczących części użytych w naprawie
większa przejrzystość pracy serwisu
łatwiejsze wyjaśnianie sporów i pomyłek

Dedykowany CRM Panel klienta

Dlaczego to ważne?

Serwis potrzebuje śladu działań, a nie tylko ostatniego statusu

Jeżeli kilku pracowników pracuje na tych samych zleceniach, sama aktualna wartość pola nie wystarcza. Trzeba wiedzieć, skąd wzięła się zmiana, kiedy została wykonana i kto ją wprowadził.

Historia zmian pomaga w kontroli jakości, obsłudze reklamacji, rozliczaniu pracy, wyjaśnianiu błędów i utrzymaniu porządku w dłuższym procesie naprawy.

większa odpowiedzialność za dane
lepsza kontrola pracy zespołu
przydatne informacje przy reklamacji

Moduły naprawy

System dynamicznie dopasowywał pola do typu części

Naprawa elektroniki samochodowej nie wygląda zawsze tak samo. Inne dane są potrzebne dla pompy ABS, inne dla sterownika, licznika, modułu lub innej części serwisowej. Dlatego system musiał obsługiwać moduły dostosowane do typu naprawianego elementu.

Typ części

Wybór modelu naprawy

Podczas tworzenia zlecenia pracownik deklarował typ lub model naprawianej części, a system ładował odpowiedni zestaw pól i informacji.

Dane techniczne

Pola zależne od komponentu

Każdy moduł mógł mieć własne pola danych, objawy, parametry, informacje serwisowe i elementy potrzebne przy naprawie danego typu części.

Rozwój

Możliwość dodawania kolejnych modułów

System był rozwijany o kolejne części serwisowe, dzięki czemu nie był zamknięty na jeden typ naprawy i mógł rosnąć razem z firmą.

Magazyn części

Magazyn części do napraw jako osobny element systemu

W Ecu Doctor magazyn części nie był dodatkiem do opisu naprawy, ale ważnym modułem wspierającym realną pracę serwisu. Pracownik przy naprawie musiał wiedzieć, jakie części są dostępne, które elementy można wykorzystać i czy dana naprawa jest możliwa do wykonania bez zamawiania kolejnych podzespołów.

Dostępność

Podgląd części w magazynie

System pokazywał dostępność części zamiennych wykorzystywanych przy konkretnych typach napraw, aby pracownik nie musiał sprawdzać ich poza systemem.

Naprawa

Powiązanie części ze zleceniem

Części mogły być powiązane z naprawianym elementem i konkretnym zleceniem, co ułatwiało kontrolę tego, co zostało użyte w procesie naprawy.

Kontrola

Zmiany magazynowe w historii

Zmiany dotyczące części i danych magazynowych mogły być objęte historią działań, dzięki czemu łatwiej było wyjaśniać różnice i decyzje serwisowe.

Znaczenie dla serwisu

Dlaczego magazyn części jest ważny przy naprawach elektroniki samochodowej?

Przy specjalistycznych naprawach dostępność małych elementów, podzespołów i części wymiennych często decyduje o czasie realizacji. Jeśli pracownik widzi stan magazynowy bezpośrednio w module naprawy, może szybciej podjąć decyzję, zaplanować pracę i ograniczyć sytuacje, w których zlecenie zatrzymuje się przez brak części.

Główne obszary systemu

System był podzielony na logiczne moduły pracy

Przy takiej liczbie informacji potrzebny jest podział, który ułatwia pracownikowi przejście przez proces i ogranicza chaos w danych.

Klient

Moduł klienta

Rejestracja danych klienta, danych kontaktowych, informacji o zleceniu i powiązanych naprawach.

Finanse

Koszty i rozliczenia

Obsługa cen, kosztów wysyłki, fakturowania i danych potrzebnych do rozliczenia naprawy.

Naprawa

Moduł naprawy

Dane techniczne, status, opis usterki, części wymienne, przebieg prac i informacje zależne od typu komponentu.

Gwarancja

Warunki gwarancyjne

Obsługa informacji gwarancyjnych i wydruk dokumentów potrzebnych po zakończeniu naprawy.

Reklamacje

Moduł reklamacji jako część procesu serwisowego

W systemie naprawczym reklamacja nie powinna być osobną notatką w mailu. Powinna być powiązana z wcześniejszą naprawą, klientem, częścią, historią działań i decyzjami pracowników.

Dlatego system uwzględniał obsługę reklamacji jako element całego procesu serwisowego, a nie oderwany formularz. Dzięki temu łatwiej było wracać do historii naprawy i analizować przebieg sprawy.

powiązanie reklamacji z naprawą
podgląd wcześniejszych danych i zmian
lepsza kontrola decyzji i statusów

Magazyn + naprawa

Części zamienne widoczne w module naprawy

System uwzględniał informacje o dostępności części wykorzystywanych w naprawach. Dla pracownika ważne było szybkie sprawdzenie, czy dana część jest dostępna i czy może zostać wykorzystana przy zleceniu.

Takie połączenie naprawy z magazynem ogranicza ręczne sprawdzanie stanów i pozwala lepiej planować pracę serwisu.

podgląd dostępności części
powiązanie części z typem naprawy
lepsze planowanie pracy serwisu

Integracje

SMS API i automatyzacja komunikacji z klientem

Przy naprawach ważna jest informacja o statusie. Zamiast ręcznie dzwonić lub pisać do klienta przy każdej zmianie, system może automatycznie wysyłać wiadomości SMS po wybranych zdarzeniach.

Powiadomienia o statusie

SMS mógł informować klienta o aktualnym etapie zlecenia, zakończeniu naprawy lub potrzebie kontaktu.

Zobacz integracje API

Mniej ręcznej komunikacji

Automatyzacja powiadomień ogranicza liczbę powtarzalnych wiadomości wysyłanych ręcznie przez pracowników.

Zobacz automatyzację pracy

Lepsza informacja dla klienta

Klient szybciej otrzymuje komunikat o swoim zleceniu, a firma może zachować spójny sposób informowania o naprawach.

Logistyka i dokumenty

Wysyłki, fakturowanie i dokumenty gwarancyjne

System serwisowy musi często obsługiwać nie tylko naprawę, ale też koszty wysyłki, fakturowanie, dokumenty i warunki gwarancyjne. Ecu Doctor łączył te elementy w ramach jednego procesu.

Integracja z logistyką

System był integrowany z usługą Apaczka, co ułatwiało generowanie etykiet i obsługę przesyłek po zakończeniu naprawy.

Koszty i fakturowanie

Moduł finansowy pomagał przechowywać informacje o cenach, kosztach wysyłki i danych potrzebnych do rozliczenia zlecenia.

Wydruk gwarancji

System pozwalał przygotować wydruk warunków gwarancyjnych powiązanych z zakończoną naprawą.

Efekt biznesowy

Co daje taki system serwisowi naprawczemu?

Rozbudowany system serwisowy porządkuje pracę zespołu, ogranicza chaos w danych i pozwala lepiej kontrolować cały proces obsługi klienta, naprawy, reklamacji i części magazynowych.

Porządek w naprawach

Każde zlecenie ma swoje dane, statusy, typ części, historię i powiązane informacje, zamiast być rozproszone w notatkach i wiadomościach.

Kontrola pracy pracowników

Historia zmian pól pozwala lepiej sprawdzać, kto edytował dane i jak zmieniało się zlecenie w czasie.

Magazyn części do napraw

Pracownik widzi dostępność części i może powiązać elementy magazynowe z konkretną naprawą.

Lepsza obsługa reklamacji

Reklamacja jest powiązana z naprawą i historią, więc łatwiej analizować wcześniejsze działania oraz podejmować decyzje.

Automatyczna komunikacja

Powiadomienia SMS ograniczają ręczne informowanie klientów i pozwalają utrzymać spójny proces komunikacji.

Możliwość dalszego rozwoju

System można było rozwijać o kolejne typy części, moduły naprawy, wydruki, integracje i automatyzacje.

Porównanie

Ecu Doctor a WarsztatXXL

Ecu Doctor był systemem tworzonym pod konkretny serwis elektroniki samochodowej, z jego własnymi typami napraw, procesami, magazynem części i modułami. WarsztatXXL rozwija podobną ideę w bardziej uniwersalnym kierunku: jako system dla warsztatów i serwisów, które potrzebują obsługi klientów, pojazdów, napraw, statusów i historii pracy.

Wspólnym elementem jest podejście do procesu: klient, zlecenie, status, koszt, historia, pracownik, komunikacja i możliwość rozbudowy systemu o kolejne moduły.

Zobacz WarsztatXXL.pl

Dla kogo podobny system?

Kiedy firma potrzebuje takiego rozwiązania?

gdy naprawy mają wiele etapów i statusów
gdy pracownicy zmieniają dane w tych samych zleceniach
gdy trzeba kontrolować części magazynowe używane przy naprawach
gdy reklamacje muszą być powiązane z wcześniejszą naprawą
gdy klient powinien dostawać powiadomienia SMS
gdy system ma być dopasowany do konkretnej branży

Powiązane usługi

Usługi powiązane z tą realizacją

Ecu Doctor łączy się z systemami CRM, panelami pracowników, integracjami API, automatyzacją komunikacji i bazami danych PHP/MySQL.

Dedykowany system CRM

System dopasowany do procesu firmy: klienci, zlecenia, statusy, role, dokumenty, historia i raporty.

Zobacz system CRM

Integracje API

Połączenie systemu z SMS, logistyką, płatnościami, zewnętrznym panelem, sklepem lub innym narzędziem firmy.